Era preciso abrir un nuevo ciclo que optimizara el sistema de garantía interna en la gestión de los Centros Asociados (SGICG-CA) y su certificación

Entrevistamos a Luis J. Fernández Rodríguez, director de la Cátedra de Calidad de la UNED, “Ciudad de Tudela” sobre la evolución del sistema de certificación de los CCAA

Luis J. Fernández Rodríguez es director de la UNED en Tudela desde 1998 y de la Cátedra de Calidad de la UNED “Ciudad de Tudela” desde 2010. Doctor en psiquiatría, ha llevado a cabo diversas investigaciones en los ámbitos de la medicina (Psiquiatría e Historia de la Medicina) y gestión, realizando numerosas publicaciones en estos campos.

Es profesor-tutor en la UNED de Tudela en el área de Psicobiología desde 1994; profesor invitado del Instituto Tecnológico de Monterrey (México) y miembro de Cambridge School of Epistemology of Psychiatry.

En el campo de la calidad en la gestión, su actividad se ha orientado hacia la implantación y desarrollo de software de sistemas de calidad en la gestión, que han obtenido diversos reconocimientos: Premio Navarro a la Excelencia; Sello de Calidad Europea 500+; Premio Oro Iberoamericano de la Calidad; accésit nacional de innovación en la gestión del Ministerio de Función Pública y reconocimiento del European Institute of Public Administration a una buena práctica de gestión digital.

Ha sido ponente invitado en diversos eventos nacionales e internacionales como los foros europeos de gestión de la Administración Pública (CAF), en Bulgaria 2018 y Austria 2021 (booth "CAF in computer application”), o las jornadas iberoamericanas del Instituto Latinoamericano y del Caribe de Calidad en Educación Superior a Distancia (México, 2019), entre otros. 

Durante el año 2020, la Cátedra de Calidad de la UNED realizó una serie de actividades orientadas a recoger opiniones sobre la optimización del sistema de certificación de la gestión de los Centros Asociados de la UNED. ¿Quién participó y cómo lo hizo?

El sistema de garantía interna en la gestión de los Centros Asociados (SGICG-CA) y su certificación han cumplido un importante ciclo desde 2013 y, aunque todos los años se llevan a cabo mejoras, era preciso abrir un nuevo ciclo que optimice el sistema. Eso ocurre con todos los productos o servicios que pretenden aportar valor a lo largo del tiempo.

La revisión actual pretende mejorar el SGICG-CA en su conjunto, en función de la nueva situación de los Centros Asociados, la experiencia acumulada por las distintas partes implicadas y las tendencias observadas en el sector universitario.

Por ello, se han tenido en cuenta las opiniones de los principales grupos de interés implicados en el proceso de certificación: directores, secretarios y coordinadores de calidad de Centros Asociados; auditores; equipo de la Cátedra; Sede Central de la UNED y ANECA.

Los profesionales de los Centros Asociados, además de transmitir las ideas en las actividades propias de las auditorías, han cumplimentado un cuestionario de opinión sobre la mejora del sistema de gestión y certificación y han participado en un taller virtual donde se han debatido las principales cuestiones que han vivido en su experiencia como auditores y auditados. Creo que para todas las personas que participamos el resultado ha sido muy interesante y constructivo.

Los técnicos y técnicas de calidad de la Sede Central y la Cátedra han trabajado varios meses en equipos de mejora y han realizado diagnósticos de eficacia y desarrollo, con el objetivo de identificar los elementos prioritarios de mejora del sistema.

Con ANECA se realizan periódicamente sesiones técnicas de consulta y desarrollo, con el fin de acordar los cambios en función de las mejores prácticas del sector universitario.

¿Cuáles fueron las principales conclusiones del cuestionario de opinión que se distribuyó a los Centros Asociados?

En primer lugar, destacar que se recogió información de 184 profesionales de 50 Centros Asociados, por lo que se considera una muestra significativa a efectos de tener en cuenta la opinión sobre el tema.

Comento algunos datos relevantes:

• El 73% de los encuestados transmitió su interés en la simplificación del proceso de certificación.
• El 79% comentó que el SGICG-CA ayudaba a construir una cultura de calidad.
• El 81% opinó que el SGICG-CA era adecuado para los Centros Asociados.
• El 88% comentó que la certificación contribuía a transmitir una buena imagen del Centro Asociado.

En relación con los aspectos que les resultaban más útiles del SGICG-CA, se señalaron los siguientes: organización interna, mejora continua, gestionar los procesos, establecer procedimientos de trabajo y planificar.

También se señalaron las mayores dificultades que tienen los Centros Asociados para aplicar un sistema de calidad en la gestión, como son, sobrecarga laboral y escasa plantilla de personal, motivación limitada, documentación excesiva, dificultad para aplicar algunos procedimientos y necesidad de mayor formación.

Como solución se señaló la relevancia de avanzar en la simplificación, integración, automatización y máxima adaptación a la gestión diaria de los Centros Asociados, con el apoyo de la Sede Central de la UNED.

La presentación de las conclusiones se encuentra accesible para las personas que realizaron el taller 

¿Y las principales conclusiones del taller de mejora de la certificación?

En línea con los aspectos señalados en el cuestionario, los debates virtuales aportaron más de cien ideas de mejora, entre las que se pueden destacar las siguientes:

En relación con el sistema de garantía interna de calidad en la Gestión de Centros Asociados (SGICG-CA), se compartió la necesidad de transformar el Manual Virtual de Gestión en una herramienta de gestión real para los Centros Asociados, personalizable, que estuviera integrada con el sistema de certificación.

También se comentó la optimización de los contenidos de las Guías de calidad en la gestión como, por ejemplo, agrupar contenidos similares, adaptar requisitos relacionados con normativas externas o no duplicar contenidos de distintos niveles de guías, entre otros. Así mismo, se abordaron cuestiones relativas a instrumentos específicos como el cuadro de mando integral o los cuestionarios de recogida de opinión.

En relación al sistema de certificación, se puso énfasis en diversas opciones para simplificar los procesos de auditoría documental y funcional, reforzar el check pre-auditoría para reducir la dedicación posterior de los equipos y reforzar la participación de los mismos con personas con experiencia.

Por último, surgieron cuestiones relativas a la formación y apoyo a las personas a través de un nuevo máster y de experiencias de mentoría.

La experiencia contó con la presencia de la Vicerrectora de Coordinación Académica y Calidad, el Vicerrector de Centros Asociados, 17 directores/as, 21 secretarios/as, 4 miembros de la Oficina de Calidad de la UNED, 12 auditores/as líderes, participando, en total 91 profesionales de 47 Centros Asociados.

La noticia puede leerse pinchando aquí 

¿Se ha iniciado ya alguna acción de mejora? y ¿Qué está previsto realizar próximamente?

Actualmente, se han llevado a cabo tres tipos de actuaciones. En primer lugar, se han integrado las ideas recogidas de todos los grupos de interés, editando un informe y una propuesta de trabajo, que se ha remitido al Vicerrectorado de Coordinación Académica y Calidad. Esto es así porque, además de su aprobación, hay que tener en cuenta que una parte de las propuestas de mejora se pueden realizar a través de los proyectos de trabajo habituales, pero otra parte requiere financiación complementaria.

En segundo lugar, se ha mantenido una reunión con ANECA, con el fin de validar las cuestiones más urgentes, relativas a la composición de los equipos. Así mismo, se ha acordado registrar los cambios consensuados para su conocimiento por parte de ANECA, así como mantener abierta la vía de consultas técnicas en cada fase de mejora del sistema de certificación.

En tercer lugar, se han organizado dos equipos de trabajo: uno de la Cátedra y otro con la Sede Central, para iniciar los cambios que se pueden llevar a cabo en cada fase del proyecto, perfilar la forma de abrir la participación a auditores/as líderes y Centros Asociados con mayor experiencia y la canalización de la comunicación a todos los Centros Asociados.

Se ha editado un registro de cambios que está accesible para los Centros Asociados en el Manual Virtual de Gestión, sección GUIAS, en el cual se recogen los cambios que se van abordando,, así como la fecha de inicio y fin de los mismos.

La evolución del sistema de certificación es un proyecto de largo alcance, que va a llevar cierto tiempo pero que, como comentamos en el taller, merece la pena abordar.