La mejora continua nos ha llevado a revisar y simplificar los procesos del SGICG-CA

En el año 2020 se inició una revisión profunda y participativa que derivó en una serie de mejoras que presentamos a continuación.

Es claro que desde el año 2011, momento en el que comenzamos a implantar el Sistema de Garantía Interna de Calidad en la Gestión de los Centros de la UNED, las circunstancias han cambiado.

Aunque se han realizado actualizaciones, la consideración de la mejora continua, nos llevó a iniciar en el año 2020 una revisión más profunda y participativa que permitiese adaptar el sistema a las actuales necesidades e idiosincrasia de los Centros entre los cuales nos incluimos.

Para ello, a lo largo de ese año se llevaron a cabo una serie de actividades, como son la elaboración de un cuestionario de opinión acerca de la situación, la creación de un taller de debate o la génesis de equipos de mejora a diferentes niveles.

En total pudimos contar con la participación de más de 100 personas de 47 Centros Asociados (directores, secretarios, coordinadores de calidad, PAS, profesores tutores), así como de personal de la Oficina de Calidad de la UNED.

Este proceso participativo nos permitió conocer que la satisfacción con el sistema de gestión de aquellas personas que cumplimentaron el cuestionario era muy buena (el 80% de los participantes consideraba adecuado el SGICG-CA) pero que también era claro que era necesario acometer una serie de cambios para adaptarnos a la situación actual de los Centros.

En total se identificaron 139 áreas de mejora que se han comenzado a implementar, poniéndose en marcha más de 100 acciones de las cuales están cerradas más de un 60%. La principal área de abordaje llevada a cabo a lo largo de los años 2021 y 2022 ha estado relacionada con la simplificación y mejora en la definición de los requisitos necesarios para la certificación del SGICG-CA. Entre los cambios introducidos podemos destacar:

1. La incorporación en el mapa de procesos del Centro de las tendencias del entorno como la Agenda 2030, la transparencia o la igualdad y un nuevo proceso, llamado desarrollo socioeconómico, que cubriera la necesidad de incorporar actividades que se desarrollan en los Centros más allá de la enseñanza-aprendizaje, cómo pueden ser las Cátedras u Observatorios.

2. La simplificación de los requisitos previos como, por ejemplo, el proceso de autoevaluación y mejora estratégica. Además, se ha incorporado dentro de estos requisitos una Declaración de disposición y uso de soportes institucionales que acredita, mediante un informe firmado por la Dirección, la consideración en la gestión de normativas o herramientas que son de obligado cumplimiento, iguales para todos los CA y que no tienen gran incidencia en su sistema de gestión (sea el caso de las guías de las asignaturas, tecnologías AVIP o pruebas presenciales…) Todos estos requisitos incluidos como previos, pasarán a no solicitarse durante el proceso de auditoría de nuevo.

3. Las guías de requisitos también han sufrido un proceso de revisión integral que ha permitido incorporar un cambio en su estructura con el fin de clarificar los requisitos obligatorios verificables en la auditoría de certificación.

4. Para facilitar la comprensión por parte de todos los roles intervinientes en el proceso de auditoría (Centro solicitante y personal auditor) se han incluido unos Anexos en forma de tablas que identifican los Procesos con requisitos por cada nivel, un resumen con los plazos de la evaluación y la revisión en los procesos en los que es necesario realizar este paso y, por último, los elementos dinamizadores del SGICG-CA.

5. Se ha cambiado el término “soportes” por “requisitos” y solo se han incluido aquellos que son de obligado cumplimiento para lograr una aplicación integrada y coherente del SGICG-CA y poder así acceder a su certificación. Los requisitos similares que aparecían segmentados por proceso en ediciones anteriores se han agrupado (por ejemplo, la información facilitada a los estudiantes en varios procesos en función del periodo de entrega, pasa a incluirse como un único requisito integrado). También se han considerado otras evaluaciones externas como la realizada por la IGAE. Esto ha permitido reducir en un 20% los requisitos en la guía nivel 1 del SGICG-CA.

Todas estas mejoras redundan en beneficio de todos los roles intervinientes en la auditoría, ya que los Centros solicitantes necesitan incorporar menos evidencias de aplicación del sistema de gestión y los equipos auditores tienen que realizar menos comprobaciones a lo largo de la auditoría y fueron incorporados al sistema a finales del año 2022 con la aprobación y publicación de la nueva edición de las guías del SGICG-CA, lo que ha permitido este año 2023 dinamizar la renovación y nueva certificación en los Centros de la UNED.

ANECA ha renovado la acreditación de la Cátedra cómo entidad certificadora del sistema de gestión de los Centros Asociados, mediante el seguimiento del proceso de auditoría del Centro de UNED Cartagena, en el que participaron auditores de UNED Lugo y Ponferrada.

Gracias a todos y todas por vuestra participación.